เรซูเม่เลขานุการ | แนะนำวิธีการเขียนและยกตัวอย่าง

เลขานุการ (Secretary) เป็นตำแหน่งในองค์กรที่มีความสำคัญอย่างมาก เพราะเปรียบเสมือนผู้ช่วยที่ใกล้ชิดกับผู้บริหารโดยตรง มีหน้าที่คอยประสานงาน เชื่อมโยงผู้คนภายในองค์กร ซึ่งเป็นบุคคลได้รับความไว้วางใจในการทำงานจากผู้บริหารโดยตรง เป็นหน้าที่ที่ต้องคอยปรับปรุงการทำงานของตนเองให้มีประสิทธิผลมากขึ้นอยู่ตลอดเวลา เพื่อช่วยผลักดันให้องค์กรก้าวไปข้างหน้าได้อย่างมั่นคง ด้วยเหตุนี้ทำให้หน้าที่เลขานุการเป็นอีกหนึ่งตำแหน่งสำคัญขององค์กรที่ขาดไปไม่ได้

คำว่า Secretary ในภาษาอังกฤษ มีตัวย่อมาจากคำว่า Sense, Efficiency, Courage, Responsibility, Energy, Technique, Active, Rich, Youth หมายถึงการรู้จักรับผิดชอบในหน้าที่การงานของตน มีสมรรถภาพในการทำงาน มีความมุ่งมั่นในการทำงานให้สำเร็จ มีพลังในการทำงาน มีเทคนิคที่ปรับให้เหมาะสมในแต่ละงาน มีความตื่นตัวในการทำงานอยู่เสมอ มีความสมบูรณ์ในด้านจิตใจและศีลธรรม และต้องอาศัยความถ่อมตนและมารยาทในการทำงานเป็นอย่างมาก หากเข้าใจถึงหน้าที่การทำงานในตำแหน่งเลขานุการมากขึ้นแล้ว เรามาดูกันว่าวิธีการเขียนเรซูเม่เลขานุการให้น่าสนใจและเตะตากรรมการ ควรประกอบไปด้วยข้อมูลอะไรบ้าง และมีการจัดเรียงอย่างไร

ตัวอย่างเรซูเม่เลขานุการ

อัตราและเงินเดือนเลขานุการ

จากข้อมูลเกี่ยวกับเงินเดือนของสายงานต่าง ๆ จากเว็บไซต์ Adecco พบว่างานเลขานุการในสายงาน Japanese Speaking ภายในองค์กรญี่ปุ่นกำลังเป็นที่ต้องการอย่าวมาก โดยเฉพาะคนที่มีศักยภาพพร้อมทักษะในการทำงาน และมีทักษะการใช้ภาษาญี่ปุ่นที่ดีมาเสริมองค์กรอยู่เรื่อยๆ และจากข้อมูลของ Admission Premium พบว่าฐานเงินเดือนของอาชีพเลขานุการอยู่ที่

วิธีการเขียนเรซูเม่เลขานุการ

เรซูเม่ที่ดี ข้อมูลสำคัญจะต้องและครอบคลุม พร้อมทั้งมีการจัดเรียงโครงสร้างอย่างเป็นระบบด้วย เพราะจะทำให้ HR หรือผู้ที่ทำหน้าที่พิจารณาเรซูเม่เลขานุการของคุณพบว่าเรซูเม่ของคุณอ่านได้ง่าย ซึ่งโครงสร้างทั่วไปของเรซูเม่มักประกอบไปด้วยข้อมูลหลัก ๆ ดังต่อไปนี้:

เทคนิคการสร้างเรซูเม่ให้น่าสนใจและแตกต่างจากของคนอื่น ๆ คือ:

โครงสร้างและรูปแบบของเรซูเม่เลขานุการ

ข้อมูลในเรซูเม่ควรใช้ฟอนต์ขนาด 10-12 โดยประมาณ ซึ่งฟอนต์แนะนำที่อ่านง่ายสำหรับเรซูเม่ภาษาอังกฤษคือ Calibri, Times New Roman, Cambria และ Arial ส่วนฟอนต์แนะนำสำหรับเรซูเม่ภาษาไทยคือ TH Sarabun New

รูปแบบของเรซูเม่เลขานุการ

โดยทั่วไปแล้ว สามารถแบ่งได้เป็น 3 รูปแบบหลัก คือ:

หัวเรื่องและข้อมูลการติดต่อ

หัวเรื่องของเรซูเม่มักประกอบด้วยชื่อและนามสกุลของผู้สมัคร ตำแหน่งงานที่สนใจสมัคร ข้อมูลสำหรับติดต่ออย่าง ที่อยู่ เบอร์โทรศัพท์ อีเมล และเว็บไซต์ที่เกี่ยวข้อง เป็นต้น

ประสบการณ์ในการเป็นเลขานุการ

ในส่วนของประสบการณ์ด้านการทำงาน มักมีการเริ่มเขียนจากชื่อบริษัทที่คุณเคยทำงานด้วย ตำแหน่งงานที่ทำ และระยะเวลาในการทำงาน และให้เขียนอธิบายเกี่ยวกับหน้าที่รับผิดชอบที่คุณมีอย่างน้อย 3 ข้อ และถ้ามีประสบการณ์การทำงานมากกว่าหนึ่งที่มาก่อนก็ให้ใส่ไปด้วย ตามตัวอย่างการเขียนเรซูเม่เลขานุการด้านล่างนี้

การศึกษา

หัวข้อด้านการศึกษา ให้เขียนถึงชื่อมหาวิทยาลัย ระดับการศึกษา และวันเวลาที่สำเร็จการศึกษา ตามลำดับ โดยตำแหน่งเลขานุการ สามารถเรียนจบในด้านใดมาก็ได้ แต่ถ้ามีความสามารถด้านภาษาและมีทักษะในการบริหารจัดการด้วย จะได้รับการพิจารณาเป็นพิเศษ ตามตัวอย่างดังต่อไปนี้

ทักษะสำหรับเลขานุการ

ทักษะที่ควรใส่ไว้ในเรซูเม่โดยทั่วไปควรประกอบไปด้วยทักษะเฉพาะทางที่จำเป็นสำหรับวิชาชีพ (hard skills) และทักษะในการเข้าสังคม (soft skills) ซึ่งทักษะที่สำคัญสำหรับเลขานุการ มีดังต่อไปนี้

ทักษะเฉพาะทาง

ทักษะการเข้าสังคม

สรุปเกี่ยวกับทักษะส่วนตัวและประสบการณ์ในการทำงาน

ต่อไปเป็นหัวข้อของการสรุปประสบการณ์ด้านการทำงาน รวมทั้งทักษะด้านประสบการณ์และผลงาน (Professional Summary) ของผู้สมัคร เพื่อให้บอกให้ทราบว่ามีประสบการณ์ในการทำงานมากี่ปี และมีทักษะอะไรที่ตัวผู้สมัครมีที่น่าสนใจและเป็นประโยชน์บ้าง

ส่วนเพิ่มเติม

ส่วนเพิ่มเติมคือส่วนที่นอกเหนือไปจากข้อมูลเกี่ยวกับการศึกษา และประสบการณ์ในการทำงาน แต่เป็นส่วนสำคัญที่สามารถสร้างความแตกต่างระหว่างคุณจากผู้เข้าสมัครรายอื่น ๆ ได้ ได้แก่ ภาษา รวมทั้งใบประกาศนียบัตรอื่น ๆ ที่คุณเคยได้รับในหว่างเรียนหรือทำงาน

ภาษา

ภาษานับว่าเป็นทักษะที่สำคัญสำหรับเลขานุการเป็นอย่างมาก เพราะผู้บริหารและแขกของผู้บริหารอาจเป็นได้ทั้งคนไทยและชาวต่างชาติ ถ้าคุณมีคะแนนทดสอบด้านภาษา เช่น TOEFL หรือ TOEIC สำหรับภาษาอังกฤษ ก็สามารถแนบเพิ่มเติมได้ หรือถ้ามีผลคะแนนภาษาที่สาม ก็ควรแนบไปด้วย จะช่วยเพิ่มความน่าสนใจให้กับเรซูเม่ของคุณได้อีกเยอะมาก

เคล็ดลับในการเพิ่มประสิทธิภาพให้กับเรซูเม่ของคุณ

ถ้าคุณมีข้อมูลทุกอย่างที่สำคัญครบแล้ว และมีการจัดวางโครงสร้างให้เป็นระบบในระดับหนึ่ง ก็ลองมาตรวจสอบตามเช็คลิสต์นี้ดูอีกทีเพื่อเพิ่มประสิทธิภาพสูงสุดให้กับเรซูเม่ของคุณกัน

สรุปประเด็นสำคัญในการเขียนเรซูเม่เลขานุการ

ในหัวข้อนี้ เราจะมาสรุปถึงข้อมูลสำคัญและโครงสร้างของเรซูเม่ว่าต้องประกอบไปด้วยอะไรบ้าง

เขียน Cover letter ที่เหมาะกับเรซูเม่ของคุณ

ใบสมัครงานมีทั้งในรูปแบบของ Cover letter ที่มีความยาว 2-20 หน้า และเรซูเม่ที่มีความยาว 1-2 หน้า ซึ่งเรซูเม่มักถูกนำไปใช้ในการสมัครเพื่อขอฝึกงานหรือทำงานกับบริษัททั่วไป ในขณะที่ CV มักถูกนำไปใช้ในการสมัครงานในตำแหน่งเชิงวิชาการ นักวิจัย หรืองานที่มีข้อมูลอ้างอิงมากกว่า เพืื่อเพิ่มข้อมูลอ้างอิงที่เคยทำเกี่ยวกับงานวิจัย ผลงานทางวิชาการเข้าหรือประกาศนียบัตรเพิ่มมาด้วย

หกคุณต้องการสร้างเรซูเม่ ก็สามารถเลือกชมได้ที่ตัวอย่างเรซูเม่ของเรา แต่ถ้าบริษัทที่คุณต้องการสมัครต้องการเอกสารสมัครงานในรูปแบบของ CV ก็สามารถเลือกชมตัวอย่าง Cover letter ของเราได้