เลขานุการ (Secretary) เป็นตำแหน่งในองค์กรที่มีความสำคัญอย่างมาก เพราะเปรียบเสมือนผู้ช่วยที่ใกล้ชิดกับผู้บริหารโดยตรง มีหน้าที่คอยประสานงาน เชื่อมโยงผู้คนภายในองค์กร ซึ่งเป็นบุคคลได้รับความไว้วางใจในการทำงานจากผู้บริหารโดยตรง เป็นหน้าที่ที่ต้องคอยปรับปรุงการทำงานของตนเองให้มีประสิทธิผลมากขึ้นอยู่ตลอดเวลา เพื่อช่วยผลักดันให้องค์กรก้าวไปข้างหน้าได้อย่างมั่นคง ด้วยเหตุนี้ทำให้หน้าที่เลขานุการเป็นอีกหนึ่งตำแหน่งสำคัญขององค์กรที่ขาดไปไม่ได้
คำว่า Secretary ในภาษาอังกฤษ มีตัวย่อมาจากคำว่า Sense, Efficiency, Courage, Responsibility, Energy, Technique, Active, Rich, Youth หมายถึงการรู้จักรับผิดชอบในหน้าที่การงานของตน มีสมรรถภาพในการทำงาน มีความมุ่งมั่นในการทำงานให้สำเร็จ มีพลังในการทำงาน มีเทคนิคที่ปรับให้เหมาะสมในแต่ละงาน มีความตื่นตัวในการทำงานอยู่เสมอ มีความสมบูรณ์ในด้านจิตใจและศีลธรรม และต้องอาศัยความถ่อมตนและมารยาทในการทำงานเป็นอย่างมาก หากเข้าใจถึงหน้าที่การทำงานในตำแหน่งเลขานุการมากขึ้นแล้ว เรามาดูกันว่าวิธีการเขียนเรซูเม่เลขานุการให้น่าสนใจและเตะตากรรมการ ควรประกอบไปด้วยข้อมูลอะไรบ้าง และมีการจัดเรียงอย่างไร
ตัวอย่างเรซูเม่เลขานุการ
เลขานุการ
222 ถนนสุขาภิบาล 5
แขวงออเงิน เขตสายไหม
กรุงเทพมหานคร 1022025
052-245-8873
lpitakkul@gmail.com
Linkedin.com/in/lpitakkul
สรุปประสบการณ์การทำงานและผลงาน
มีประสบการณ์ในการเป็นเลขานุการบริษัทด้านการขนส่งมาเป็นเวลา 2 ปี จัดเตรียมเอกสารและอื่นๆ ที่เกี่ยวกับการประชุมของผู้บริหาร ดําเนินการเบิกจ่ายค่าใช้จ่ายต่างๆ ดําเนินการติดต่อประสานงานทางโทรศัพท์ภายในและภายนอก ต้อนรับอาคันตุกะของผู้บริหาร ประสานการนัดหมายต่างๆ อํานวยความสะดวกให้กับผู้บริหารในทุกๆ ด้าน ดําเนินการจัดการประชุมตามที่ผู้บริหารสั่งการ บันทึกการประชุม จัดทํารายงาน ติดตามผลการดําเนินงาน จัดเอกสารประชุม ดูแลตรวจสอบความถูกต้องของอักษร และให้ข้อมูลเบื้องต้นเพื่อประกอบการตัดสินใจของผู้บริหาร และได้รับการประเมินผลการทำงานอยู่ในระดับดีมาก
ประสบการณ์การทำงาน (ถ้ามี)
Kerry Express
เลขานุการ
กุมภาพันธ์ 2563 – กุมภาพันธ์ 2565
- จัดเตรียมเอกสารและอื่นๆ ที่เกี่ยวกับการประชุมของผู้บริหาร
- ดําเนินการติดต่อประสานงานทางโทรศัพท์ภายในและภายนอก
- ทำการนัดหมายต่างๆ และอํานวยความสะดวกให้กับผู้บริหารในทุกๆ ด้าน
การศึกษา
ปริญญาตรี สาขามนุษยศาสตร์ ภาษาอังกฤษ
มหาวิทยาลัยเกษตรศาสตร์
ตุลาคม 2562
กิจกรรมอื่น ๆ เพิ่มเติม
อาสาสมัครชมรมสิ่งแวดล้อมของมหาวิทยาลัย
เข้าร่วมโครงการ Work and Travel ที่ประเทศสหรัฐอเมริกา
ใบประกาศนียบัตร
TOEIC 670 คะแนน
อัตราและเงินเดือนเลขานุการ
จากข้อมูลเกี่ยวกับเงินเดือนของสายงานต่าง ๆ จากเว็บไซต์ Adecco พบว่างานเลขานุการในสายงาน Japanese Speaking ภายในองค์กรญี่ปุ่นกำลังเป็นที่ต้องการอย่าวมาก โดยเฉพาะคนที่มีศักยภาพพร้อมทักษะในการทำงาน และมีทักษะการใช้ภาษาญี่ปุ่นที่ดีมาเสริมองค์กรอยู่เรื่อยๆ และจากข้อมูลของ Admission Premium พบว่าฐานเงินเดือนของอาชีพเลขานุการอยู่ที่
- ลักษณะงานเลขานุการพนักงานออฟฟิศประสบการณ์ 0-5 ปี: 15,000 – 30,000 บาท
- ลักษณะงานเลขานุการในภาคอุตสาหกรรมประสบการณ์มากกว่า 5 ปีขึ้นไป: 30,000 – 50,000 บาท
วิธีการเขียนเรซูเม่เลขานุการ
เรซูเม่ที่ดี ข้อมูลสำคัญจะต้องและครอบคลุม พร้อมทั้งมีการจัดเรียงโครงสร้างอย่างเป็นระบบด้วย เพราะจะทำให้ HR หรือผู้ที่ทำหน้าที่พิจารณาเรซูเม่เลขานุการของคุณพบว่าเรซูเม่ของคุณอ่านได้ง่าย ซึ่งโครงสร้างทั่วไปของเรซูเม่มักประกอบไปด้วยข้อมูลหลัก ๆ ดังต่อไปนี้:
- ประวัติส่วนตัวและข้อมูลติดต่อ
- ตำแหน่งงานที่ต้องการสมัคร
- สรุปประสบการณ์การทำงานและผลงาน (Professional Summary)
- ประสบการณ์ด้านการทำงาน หรือประสบการณ์อื่น ๆ ที่เกี่ยวข้อง
- การศึกษา
- ทักษะ
- ส่วนเพิ่มเติมอื่น ๆ (เช่น ภาษา, ใบประกาศนียบัตร, รางวัลที่ได้รับ และความสนใจส่วนตัวอื่น ๆ เป็นต้น)
เทคนิคการสร้างเรซูเม่ให้น่าสนใจและแตกต่างจากของคนอื่น ๆ คือ:
- เรซูเม่ไม่ควรมีความยาวมากจนเกินไป แต่ควรเขียนให้อยู่ไม่เกิน 1-2 หน้า เพราะผู้พิจารณาใช้เวลาอ่านเรซูเม่ของแต่ละคนเร็วมาก และการเขียนข้อมูลเยอะ ๆ แต่ขาดสาระสำคัญอาจทำให้ผู้พิจารณาเรซูเม่ของคุณพลาดข้อมูลหลาย ๆ อย่างไปอย่างน่าเสียดาย
- ไม่ควรทำเรซูเม่เดียวแล้วส่งเพื่อสมัครงานหลาย ๆ องค์กรพร้อมกัน เนื่องจากไม่มีความเจาะจงสำหรับตัวงานหรือองค์กรนั้น ๆ มากพอ แต่ทางที่ดีคือการจัดทำให้เรซูเม่แตกต่างกัน และเจาะจงสำหรับตำแหน่งงานและองค์กรที่คุณสมัครจะช่วยเพิ่มโอกาสได้งานของคุณได้มากกว่า และยังแสดงให้พวกเขาเห็นได้ถึงความใส่ใจของคุณด้วยว่าคุณต้องการร่วมงานกับพวกเขามากจริง ๆ
- นอกจากข้อมูลที่ไม่ควรยาวเกินไปแล้ว ก็ควรจัดระเบียบให้อ่านได้ง่ายด้วย
- ก่อนที่จะส่งเรซูเม่ให้กับ HR ควรตรวจสอบอย่างถี่ถ้วนก่อนว่าข้อมูลครบไหม และมีการสะกดผิดหรือเปล่า ตรวจทานหลาย ๆ รอบก่อนส่ง เพื่อให้แน่ใจว่าทุกอย่างเรียบร้อยดีก่อนส่ง
โครงสร้างและรูปแบบของเรซูเม่เลขานุการ
ข้อมูลในเรซูเม่ควรใช้ฟอนต์ขนาด 10-12 โดยประมาณ ซึ่งฟอนต์แนะนำที่อ่านง่ายสำหรับเรซูเม่ภาษาอังกฤษคือ Calibri, Times New Roman, Cambria และ Arial ส่วนฟอนต์แนะนำสำหรับเรซูเม่ภาษาไทยคือ TH Sarabun New
รูปแบบของเรซูเม่เลขานุการ
โดยทั่วไปแล้ว สามารถแบ่งได้เป็น 3 รูปแบบหลัก คือ:
- รูปแบบตามลำดับเวลา เป็นการเล่าเกี่ยวกับประสบการณ์ในการทำงานและประสบการณ์อื่น ๆ ที่เกี่ยวข้อง โดยไล่เรียงตามลำดับเวลา ว่าคุณเคยมีประสบการณ์การทำงานอะไรบ้างที่ผ่านมา ซึ่งมักเรียงจากล่าสุดก่อน
- รูปแบบโชว์ทักษะส่วนตัว มักกล่าวถึงคุณสมบัติที่คุณมี เพื่อแสดงให้เห็นว่าคุณมีความเหมาะสมสำหรับงานนั้น ๆ อย่างไรบ้าง
- รูปแบบผสม คือ ส่วนผสมของทั้งรูปแบบตามลำดัลเวลาและโชว์ทักษะส่วนตัว
หัวเรื่องและข้อมูลการติดต่อ
หัวเรื่องของเรซูเม่มักประกอบด้วยชื่อและนามสกุลของผู้สมัคร ตำแหน่งงานที่สนใจสมัคร ข้อมูลสำหรับติดต่ออย่าง ที่อยู่ เบอร์โทรศัพท์ อีเมล และเว็บไซต์ที่เกี่ยวข้อง เป็นต้น
เลขานุการ
222 ถนนสุขาภิบาล 5
แขวงออเงิน เขตสายไหม
กรุงเทพมหานคร 1022025
052-245-8873
lpitakkul@gmail.com
Linkedin.com/in/lpitakkul
222 ถนนสุขาภิบาล 5
แขวงออเงิน เขตสายไหม
กรุงเทพมหานคร 1022025
052-245-8873
Facebook.com/lpitakkul
ประสบการณ์ในการเป็นเลขานุการ
ในส่วนของประสบการณ์ด้านการทำงาน มักมีการเริ่มเขียนจากชื่อบริษัทที่คุณเคยทำงานด้วย ตำแหน่งงานที่ทำ และระยะเวลาในการทำงาน และให้เขียนอธิบายเกี่ยวกับหน้าที่รับผิดชอบที่คุณมีอย่างน้อย 3 ข้อ และถ้ามีประสบการณ์การทำงานมากกว่าหนึ่งที่มาก่อนก็ให้ใส่ไปด้วย ตามตัวอย่างการเขียนเรซูเม่เลขานุการด้านล่างนี้
เลขานุการ
กุมภาพันธ์ 2563 – กุมภาพันธ์ 2565
- จัดเตรียมเอกสารและอื่นๆ ที่เกี่ยวกับการประชุมของผู้บริหาร
- ดําเนินการติดต่อประสานงานทางโทรศัพท์ภายในและภายนอก
- ทำการนัดหมายต่างๆ และอํานวยความสะดวกให้กับผู้บริหารในทุกๆ ด้าน
การศึกษา
หัวข้อด้านการศึกษา ให้เขียนถึงชื่อมหาวิทยาลัย ระดับการศึกษา และวันเวลาที่สำเร็จการศึกษา ตามลำดับ โดยตำแหน่งเลขานุการ สามารถเรียนจบในด้านใดมาก็ได้ แต่ถ้ามีความสามารถด้านภาษาและมีทักษะในการบริหารจัดการด้วย จะได้รับการพิจารณาเป็นพิเศษ ตามตัวอย่างดังต่อไปนี้
ปริญญาตรี สาขามนุษยศาสตร์ ภาษาอังกฤษ
มหาวิทยาลัยเกษตรศาสตร์
ตุลาคม 2562
ทักษะสำหรับเลขานุการ
ทักษะที่ควรใส่ไว้ในเรซูเม่โดยทั่วไปควรประกอบไปด้วยทักษะเฉพาะทางที่จำเป็นสำหรับวิชาชีพ (hard skills) และทักษะในการเข้าสังคม (soft skills) ซึ่งทักษะที่สำคัญสำหรับเลขานุการ มีดังต่อไปนี้
ทักษะเฉพาะทาง
- มีความรู้งานขององค์กรที่ทํางานอยู่
- สามารถใช้ชวเลขได้
- มีทักษะด้านภาษาอังกฤษ
- สามารถใช้อุปกรณ์สํานักงานที่จําเป็นต่องาน สามารถใช้คอมพิวเตอร์ และโปรแกรมต่างๆ ได้
- ให้คําปรึกษาแนะนําแก่ผู้บังคับบัญชา
- แก้ไขปัญหาอุปสรรคของงานในความรับผิดชอบของผู้บังคับบัญชา
- มีความสามารถในการเก็บความลับของผู้บังคับบัญชาและองค์กร
- มีความสามารถในการประชาสัมพันธ์ เพื่อประโยชน์ของผู้บังคับบัญชา และองค์กร
ทักษะการเข้าสังคม
- มีบุคลิกภาพที่ดี
- อุปนิสัยดี
- มีความรับผิดชอบงานดีมาก
- อดทน ทํางานภายในสภาพกดดันสูงได้
- มีมนุษยสัมพันธ์ที่ดี
- เป็นผู้อุทิศเวลาให้แก่การทํางาน
- มีความสามารถในการสร้างความสัมพันธ์อันดีระหว่างบุคคล หรือองค์กรที่มาติดต่อ
- มีความสามารถในการต้อนรับผู้มาติดต่อ เพื่อสร้างภาพลักษณ์ของผู้บังคับบัญชา และองค์กร
สรุปเกี่ยวกับทักษะส่วนตัวและประสบการณ์ในการทำงาน
ต่อไปเป็นหัวข้อของการสรุปประสบการณ์ด้านการทำงาน รวมทั้งทักษะด้านประสบการณ์และผลงาน (Professional Summary) ของผู้สมัคร เพื่อให้บอกให้ทราบว่ามีประสบการณ์ในการทำงานมากี่ปี และมีทักษะอะไรที่ตัวผู้สมัครมีที่น่าสนใจและเป็นประโยชน์บ้าง
ส่วนเพิ่มเติม
ส่วนเพิ่มเติมคือส่วนที่นอกเหนือไปจากข้อมูลเกี่ยวกับการศึกษา และประสบการณ์ในการทำงาน แต่เป็นส่วนสำคัญที่สามารถสร้างความแตกต่างระหว่างคุณจากผู้เข้าสมัครรายอื่น ๆ ได้ ได้แก่ ภาษา รวมทั้งใบประกาศนียบัตรอื่น ๆ ที่คุณเคยได้รับในหว่างเรียนหรือทำงาน
ภาษา
ภาษานับว่าเป็นทักษะที่สำคัญสำหรับเลขานุการเป็นอย่างมาก เพราะผู้บริหารและแขกของผู้บริหารอาจเป็นได้ทั้งคนไทยและชาวต่างชาติ ถ้าคุณมีคะแนนทดสอบด้านภาษา เช่น TOEFL หรือ TOEIC สำหรับภาษาอังกฤษ ก็สามารถแนบเพิ่มเติมได้ หรือถ้ามีผลคะแนนภาษาที่สาม ก็ควรแนบไปด้วย จะช่วยเพิ่มความน่าสนใจให้กับเรซูเม่ของคุณได้อีกเยอะมาก
เคล็ดลับในการเพิ่มประสิทธิภาพให้กับเรซูเม่ของคุณ
ถ้าคุณมีข้อมูลทุกอย่างที่สำคัญครบแล้ว และมีการจัดวางโครงสร้างให้เป็นระบบในระดับหนึ่ง ก็ลองมาตรวจสอบตามเช็คลิสต์นี้ดูอีกทีเพื่อเพิ่มประสิทธิภาพสูงสุดให้กับเรซูเม่ของคุณกัน
- เลือกใช้เทมเพลตสำหรับเรซูเม่ที่เหมาะสมสำหรับตำแหน่งงานพนักงานต้อนรับและองค์กรที่คุณต้องการสมัคร อาจลองเลือกใช้สีหรือฟอนต์ที่ตรงตามวัฒนธรรมองค์กรของบริษัท เพื่อเพิ่มความน่าสนใจและแสดงให้เห็นถึงความใส่ในของคุณด้วย
- อย่าลืมใส่คีย์เวิร์ดเกี่ยวกับตำแหน่งงานที่คุณสมัคร เพื่อช่วยให้ผู้พิจารณามองหาสิ่งที่พวกเขาต้องการหาได้ง่ายขึ้น อย่างไรก็ตาม คีย์เวิร์ดเหล่านี้ต้องตรงตามลักษณะจริง ไม่ว่าจะเป็น ความตรงต่อเวลา ใจที่รักงานบริการ และสามารถสื่อสารภาษาอังกฤษได้ดี เป็นต้น
- ใส่อ้างอิง (reference) เพิ่มเติมให้กับเรซูเม่ของคุณ เช่น ใบประกาศนียบัตรเข้าคอร์สอบรมต่าง ๆ ที่เป็นการพัฒนาทักษะด้านเลขานุการของผู้สมัคร เป็นต้น
สรุปประเด็นสำคัญในการเขียนเรซูเม่เลขานุการ
ในหัวข้อนี้ เราจะมาสรุปถึงข้อมูลสำคัญและโครงสร้างของเรซูเม่ว่าต้องประกอบไปด้วยอะไรบ้าง
- เรซูเม่ควรประกอบไปด้วยประวัติส่วนตัว ข้อมูลสำหรับติดต่อ ตำแหน่งที่ต้องการสมัครงาน สรุปประสบการณ์การทำงานและทักษะส่วนตัว (Professional Summary) ประสบการณ์ในการทำงานหรือประสบการณ์ที่เกี่ยวข้องอื่น ๆ การศึกษา ทักษะ รวมทั้งส่วนเพิ่มเติมอื่น ๆ เช่น ภาษา ประกาศนียบัตร เป็นต้น
- ใส่ประสบการณ์การทำงานและผลงาน เพื่อแนะนำตัวว่าคุณมีประสบการณ์และทักษะอะไรที่เหมาะสมสำหรับการตำแหน่งงานนั้นบ้าง และมีผลงานอะไรที่เคยทำไว้
- พูดถึงประสบการณ์ในการทำงานที่คุณเคยผ่านมา หากยังไม่มีประสบการณ์ ให้พูดถึงสาขาที่เรียน วิชาที่เรียน หรือประสบการณ์อื่น ๆ ที่เกี่ยวข้องแทน
- เขียนข้อมูลด้านการศึกษาทั้งในระดับปริญญาตรีและปริญญาโท (ถ้ามี)
- ใส่ทักษะสำหรับการทำงาน (hard skill) และการเข้าสังคม (soft skill) ที่คุณมีและเหมาะสำหรับงานที่คุณต้องการสมัคร
- เพิ่มส่วนเพิ่มเติมอื่น ๆ เพื่อให้เรซูเม่ของคุณมีความโดดเด่นมากขึ้น เช่น ภาษา และความสนใจอื่น ๆ เป็นต้น
เขียน Cover letter ที่เหมาะกับเรซูเม่ของคุณ
ใบสมัครงานมีทั้งในรูปแบบของ Cover letter ที่มีความยาว 2-20 หน้า และเรซูเม่ที่มีความยาว 1-2 หน้า ซึ่งเรซูเม่มักถูกนำไปใช้ในการสมัครเพื่อขอฝึกงานหรือทำงานกับบริษัททั่วไป ในขณะที่ CV มักถูกนำไปใช้ในการสมัครงานในตำแหน่งเชิงวิชาการ นักวิจัย หรืองานที่มีข้อมูลอ้างอิงมากกว่า เพืื่อเพิ่มข้อมูลอ้างอิงที่เคยทำเกี่ยวกับงานวิจัย ผลงานทางวิชาการเข้าหรือประกาศนียบัตรเพิ่มมาด้วย
หกคุณต้องการสร้างเรซูเม่ ก็สามารถเลือกชมได้ที่ตัวอย่างเรซูเม่ของเรา แต่ถ้าบริษัทที่คุณต้องการสมัครต้องการเอกสารสมัครงานในรูปแบบของ CV ก็สามารถเลือกชมตัวอย่าง Cover letter ของเราได้